一、印章的刻制
　　我院（校）各部门申请刻制印章或更换印章（包括各种业务用章），须以学院（校）有关文件为根据，提出书面申请，经院（校）长同意，由办公室统一负责到公安机关指定的刻章单位刻制，新印章启用前，印模须在档案室登记备案，同时注明启用时间及印章保管人。

    二、印章的保管
　　1.学院（校）一级公章包括：河南科技大学林业职业学院、河南省林业学校公章、钢印章、院（校）长（法人代表）方印章、签名印章由学院（校）综合档案室档案员保管，经院（校）领导签批同意后使用；各部门印章为二级公章，由本部门负责人或指定专人保管，经部门负责人同意方可使用。
　　2.印章保管员必须严格遵守保密制度、保卫制度和公章管理制度，忠于职守，妥善保管公章，平日随用随锁，做到盖公章必须有依据，有登记。保管者不得将印章自行委托他人代管，严禁在空白表格、证书、信笺等空白件上用印。无特殊情况，未经主管院（校）领导批准不得将印章带离办公场所。院（校）级公章保管员因事外出，应将印章交由院（校）办公室主任保管及使用。

    三、印章的使用
　 1.用印程序
   使用各级公章都必须履行登记手续，填写《河南科技大学林业职业学院（校）公章使用审批表》；公章管理员有权查阅待盖章的文件、报表、材料等内容，经办人员不得拒绝查阅。在待盖公章的文件、报表、材料上应有主管院（校）领导或院（校）长亲笔签名或批条，凡未具备完整审批手续，一律不得加盖公章。各级公章保管员不得在空白纸页上加盖公章。印章保管员须建立详细的用印登记本，逐一登记，以备查考。
　　2.各类发文用印
    以学院（校）、学校名义对外或下发的通知、编号红头文件、报告、公函、贺电等常规性文件，必须经院（校）长审核并在发文审批单上签发后方可用印。
　 3.各类合同、协议、报表
   各类合同、协议书、委托书、意向书、申报材料、报表等材料，须由院（校）长亲笔签署后方能用印，院（校）长（法人）公务印章须经本人同意或本人授权方可使用。 合同、协议书、报表等须留一份原件由档案室存档。
　　4.教工证明

工作证、退（离）休证、职务（职称）聘书、继续教育证、获奖证书、评审评先评优结果等由人事处负责统一办理。 教职员工因公出差、参观学习、实习、外出进修等需开具行政介绍信，需主管领导或院(校)长签字同意后盖章。

       5、学生证明
      各类毕业证书、毕业生登记表、结业证书、肄业证书、学生
证、学历证明、奖状、新生录取审批表等常规证书、证明，必须由各系部初审、学生处审核后盖章；出具在校学生证明需凭学生证和学生处批条后盖章。调查已毕业学生在校期间的表现需有原班主任、辅导员填写，学生处审查后盖章。　　

6.特殊情况用印
   学院（校）公章正常情况下在学院（校）保密档案室内使用，如在特殊情况下为便于工作需把公章带出校外，经办部门提出申请后须经院（校）长批准，办理借用手续后方可外用，但必须由公章保管员同行。公章保管员不得将公章托予无关人员带离校区。

    四、各类公章的销存
　　公章因机构设置变动或其他原因停止使用，公章管理部门要及时将印章交档案室并办理注销手续，由档案室封存。公章在停止使用后，管理部门未及时将印章上交档案室而继续使用或遗失，则追究公章管理人和部门负责人的责任，给学校造成损失的，要依法追究其责任。
    对具有保存价值的公章要妥善保存，无保存价值的经院（校）长审核批准后销毁。销毁旧章时必须填写销毁清册，并有两人或两人以上监销。

    五、责任追究  
　　（一）因公章管理不严或使用不当、遗失，要追究公章管理人和部门、单位负责人的责任。给学校造成损失的，要依法追究其责任。  
　　（二）使用各类印章时，用印部门、单位在办理批准使用公章手续时，部门负责人必须认真审核签字；对未认真审核，给学校造成损失的，要追究其责任。  
　　（三）公章在停止使用后，管理部门未及时将公章交学院（校）档案室而继续使用或遗失，要追究公章管理人和部门、单位负责人的责任。给学校造成损失的，要依法追究其责任。

    六、此规定最终解释权在院（校）办公室。

    本规定自发文之日起执行。