学生档案填档须知

完整的档案内包含：

原始档案、新生入学登记表、学生学籍表、毕业生登记表、成绩单、报到证（白联）。

填写须知：

一、新生入学登记表：

封面入学时间为入学年份的9月1日，表内毕业时间为上一阶段学习的结束日期，一般为毕业年份的6月，毕业学校也为上一阶段学习的单位名称，其它个人信息均由学生本人填写。学校审核意见由学生处核实后填写。

二、学籍表：

编号、学生证号码可不予填写，其余属于个人信息的由学生本人填写，毕业鉴定必须班主任填写并签字，毕业时间xxxx年6月30，毕业证号可不填写。

三、毕业生登记表：

1、封面毕业时间：xxxx年6月30日，填表日期：xxxx年5月25日。

2、属于个人信息自己填写，其中个人成份应填写为“学生”，籍贯为户口本上注明的出生地区，（一般落在市一级单位）；

3、自我鉴定是个人对于自己大学三年学习经历的一个总结，也是用人单位评价毕业生的第一手参考材料，需要毕业生本人认真填写。

4、小组（或班）鉴定必须由班干部或小组负责人填写并签字，小组鉴定为同学在班级期间与同学交往和班级活动参加情况的一个综合评价，请班干部认真而慎重填写，日期填写为xxxx年6月1日。

5、辅导员（班主任）鉴定必须班主任或专职辅导员填写并签字，该项为班主任对于学生在校学习几年表现的一个综合评价，请班主任慎重认真填写，日期填写为xxxx年6月12日。

6、学生处推荐意见与学校鉴定由学校填写完成并加盖公章。

四、成绩单：

学生在校期间的各项考核达到合格并取得毕业资格后，由所在系部到教务部门取得有教务部门加盖公章的成绩考核单，由各班主任填放入学生档案内，具体时间由各系部与教务部门联系时间为准；（如有学生成绩不合格请班主任提醒学生注意教务通知参加补考后取得全部合格的成绩单后再放入学生案内，此项工作需要由班主任监督或亲自完成，不可将成绩单直接发放给学生本人）；

五、报到证（白联）

报到证的办理由学校的招办部门负责，具体时间以招办通知为准，各系部到招办取得本系部报到证后，上联随毕业证发放给学生，下联（白联）放入学生档案内；

六、原始档案：所有高职学生必须在入学时提供当年高招的录取档案。五年制学生原始档案为其中职阶段档案，需在升段时作为原始档案装入新建档案内。

注意事项：

一、属学生自填部分请班主任督促学生认真填写，档案是跟随学生一辈子的第一手材料，也是其进入工作岗位前，单位考察个人的第一份完整材料，一定告知学生填写的慎重性。

二、毕业生登记表与学籍表均为一式两份，一份为学校存档，一份为档案内存，请学生看清所有选项并无任何问题后再进行填写，表格不允许有涂改，如有写错，请使用刀片刮除后重新填写。

三、如有学生未在校而无法填写档案的，需在交回档案时由班主任提供名单给所在系部做汇总统计，并把其档案做问题档案处理。

四、请各班主任于5月30日到一楼学生处领取本班需填写的表格文件，如有不理解或有问题的地方的请及时询问学生处。

五、请所有学生填写完毕后又班主任汇总后于6月2日交回至办公楼7楼档案室。接收档案时间为上午：8：30—11：00；下午15：30—17：00。                                            

附件下载：档案填写规范